Gestion électronique des documents (GED)
Classer, partager, sécuriser
La gestion électronique des documents, ou GED, permet de centraliser, classer, rechercher, partager et sécuriser les documents d’une entreprise. Elle remplace les dossiers dispersés, les pièces jointes introuvables et les multiples versions d’un même fichier. Chez Britweb Reims, nous concevons des solutions de GED adaptées aux méthodes de travail réelles de chaque organisation.
Une GED peut communiquer avec vos logiciels métiers et déclencher des processus d’automatisation IA. L’objectif reste toujours identique : rendre l’information plus accessible, plus fiable et plus simple à exploiter.
Qu'est-ce que la gestion électronique des documents ?
La gestion électronique des documents organise le cycle de vie des informations numériques. Ainsi, un document peut être importé, identifié, classé, indexé, consulté, modifié, partagé puis archivé selon des règles définies.
Factures, devis, contrats, bons de commande, dossiers clients, documents RH ou procédures internes peuvent ainsi rejoindre un environnement commun.
Cependant, mettre des milliers de fichiers dans un espace partagé ne constitue pas une véritable GED. Il faut définir une organisation cohérente, des règles d’accès, des méthodes d’indexation et des processus adaptés aux utilisateurs.
C’est pourquoi notre agence de développement web et IA à Reims commence par comprendre vos usages avant de construire la solution.
Pourquoi sensibiliser ses collaborateurs à la cybersécurité ?
La gestion électronique des documents organise le cycle de vie des informations numériques. Ainsi, un document peut être importé, identifié, classé, indexé, consulté, modifié, partagé puis archivé selon des règles définies.
Factures, devis, contrats, bons de commande, dossiers clients, documents RH ou procédures internes peuvent ainsi rejoindre un environnement commun.
Cependant, mettre des milliers de fichiers dans un espace partagé ne constitue pas une véritable GED. Il faut définir une organisation cohérente, des règles d’accès, des méthodes d’indexation et des processus adaptés aux utilisateurs.
C’est pourquoi notre agence de développement web et IA à Reims commence par comprendre vos usages avant de construire la solution.
Dossier dans le dossier d'un dossier…
Vous êtes encore avec nous ?
Une GED construite autour de vos habitudes de travail
Avant le déploiement, nos ingénieurs informatiques étudient donc la manière dont les documents circulent. Ces derniers identifient leur origine, leurs utilisateurs, les opérations effectuées et leur destination finale.
Un devis reçu par e-mail peut, par exemple, être téléchargé puis enregistré manuellement. Il peut ensuite être transmis à un responsable avant d’être déplacé dans un autre dossier. Ces manipulations constituent autant d’étapes pouvant être simplifiées.
Nous analysons également les logiciels déjà présents. ERP, CRM, messagerie, logiciel comptable, plateforme SaaS ou application métier peuvent devenir des sources et destinations documentaires.
GED avec ou sans intelligence artificielle
Nous privilégions les technologies qui apportent un bénéfice concret plutôt que l’ajout systématique d’intelligence artificielle.
Automatiser les flux documentaires
La GED devient particulièrement intéressante lorsqu’elle est associée à l’automatisation des processus.
Prenons l’exemple d’une facture fournisseur. Lorsqu’elle arrive dans une boîte e-mail dédiée, elle peut être automatiquement récupérée et enregistrée. Certaines informations sont ensuite extraites avant que le document rejoigne le bon dossier.
Selon les règles définies, une demande de validation peut être envoyée au responsable concerné. Après validation, les informations nécessaires peuvent être transmises à un autre logiciel.
Le même principe peut s’appliquer aux contrats, commandes ou documents administratifs.
Une GED peut notamment gérer automatiquement les circuits de validation, les notifications, les échéances et les changements de statut.
2 847 pièces jointes plus tard…
Il serait temps de centraliser.
Retrouver rapidement les bonnes informations
Le fichier est-il dans la messagerie ? Sur un ordinateur ? Dans un dossier réseau ? Chez un collègue ? Existe-t-il une version plus récente ?
Une gestion électronique des documents réduit ces incertitudes grâce à une organisation centralisée. Les documents peuvent être indexés selon plusieurs critères : client, projet, date, type, référence ou statut. Les droits d’accès permettent également de présenter les informations pertinentes selon le profil de chaque utilisateur.
Connecter votre GED à vos logiciels existants
Une GED ne doit pas nécessairement devenir un outil isolé supplémentaire. Elle peut s’intégrer à votre environnement informatique existant.
Britweb peut développer des connexions avec vos logiciels métiers, applications web, ERP, CRM ou plateformes SaaS lorsque leurs possibilités techniques le permettent.
Un commercial peut ainsi retrouver les documents d’un client depuis son environnement habituel. Un service administratif peut recevoir automatiquement certaines pièces. Une application métier peut générer un PDF puis l’envoyer directement vers la GED.
Ces passerelles réduisent les ressaisies et limitent les manipulations inutiles. Elles améliorent également la cohérence des informations entre les différents systèmes.
Sécuriser les documents et contrôler les accès
Centraliser les documents impose de réfléchir sérieusement à leur sécurité. Toutes les informations ne doivent évidemment pas être accessibles à tous les collaborateurs.
Nous pouvons mettre en place des droits selon les utilisateurs, fonctions ou services. L’objectif consiste à permettre l’accès aux personnes autorisées tout en réduisant les expositions inutiles.
Les sauvegardes, l’authentification, la gestion des accès et le suivi des opérations doivent également être intégrés à la réflexion. La solution technique dépend du niveau de sensibilité de vos documents et de votre environnement.
La sécurité ne repose toutefois jamais uniquement sur un logiciel. Les utilisateurs jouent également un rôle déterminant.
GED et sensibilisation à la cybersécurité
Encore 10 minutes à chercher ce PDF ?
Il était pourtant "bien rangé"…
Une GED évolutive et réellement sur mesure
Les besoins documentaires évoluent avec l’entreprise. Une solution pertinente aujourd’hui doit pouvoir intégrer les usages de demain.
Nous pouvons commencer par un périmètre précis avant d’étendre progressivement la GED. Un premier projet peut concerner les factures fournisseurs. Ensuite, la solution peut intégrer les contrats, les dossiers commerciaux ou d’autres documents.
Cette approche progressive facilite l’adoption et permet de mesurer les premiers gains.
L’IA peut également être introduite lorsque son utilisation devient pertinente. Il n’est donc pas nécessaire de construire immédiatement un système complexe pour profiter des bénéfices de la GED.
Britweb vous accompagne dans votre projet de GED
Chez Britweb by IMPAAKT, nous considérons la gestion électronique des documents comme un projet métier avant d’être un projet informatique.
Nous commençons par comprendre vos habitudes, vos contraintes et vos outils. Nous identifions ensuite les flux documentaires pouvant être simplifiés, sécurisés ou automatisés. Cette analyse permet de définir une architecture cohérente avec votre organisation.